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努力,不如用對力:認真≠績效,精準做重點才是贏家!
作者: 松本 利明 
譯者: 李璦祺
出版社: 三采文化
出版日期: 2018/10
頁數: 288
尺寸: 14.8x21
ISBN-10: 9576580447
ISBN-13: 9789576580444
書城編號: 1431932
 

原價: HK$120.00
現售: HK$114 節省: HK$6
(購買此書 10本以上 9折, 60本以上 8折)

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內容簡介
 
埋頭苦幹沒有用,「抓到重點」最重要!
「努力工作」是最該被丟棄的職場圭臬
面試萬人鷹眼HR告訴你,為何那些人會被老闆看中、被刷下的人又做了什麼?
是拔擢晉升,或是剔除淘汰,取決於你的工作方式!

松本利明是日本知名人事策略顧問
從事人才開發24年,輔導超過600家企業,看過近6萬份的求職履歷,
其中他淘汰了5萬人,精挑出6000人成為優秀領袖幹部。
現在,更將多年心得整理成厲害菁英都在用的「精簡˙快速」工作術

真正能在職場上有傑出表現的菁英,不是緊皺眉頭、埋頭苦幹的人。
停止無效努力,快速完成工作、精準達成任務,才是真正贏家。

翻轉「無效努力」5重點!
1. 努力賣命做,卻不停被要求重來→一次「到位」
2. 凡事全力以赴,把自己搞得精疲力盡→「明快」做決定
3. 過度有責任感,接下一堆工作→「不」過於執著
4. 花費太多精力事前討論,還沒開始就累了→善用「組織」的優點
5. 按照上司的指示做事,卻得不到成效→提升自己的「能力」

告別「老是做白工」!
捨棄該捨棄的,努力該努力的。
只要早一秒完成,就能比別人突出!


人事專家重點彙整,顛覆36,000位日本上班族固有想法!

與其細思慢想,不如逐字逐句確認

與其以一百分為目標,不如先給「六十分成品」讓對方挑錯

比起「緊急度」,要先做「有成果」的工作

放棄「想做的工作」,專注在「有成果的工作」上

不要想著一天有八小時,以只有六小時來思考

接到不喜歡的工作,也要先說「我明白了」

「尋找共同敵人」比「製造參與感」更利工作進行

拜託關鍵人,不如尊重執行者

在累積出實際成果前,不妨「狐假虎威」

計畫不能太詳細,簡單易執行最重要
..........

適用範圍:簡報、溝通、傳達、理解、工作處理、時間規劃、資料整理、會議方式
適用對象:中階主管、基層員工、業務執行者、專案窗口

內文試閱
「冗長的一次」不如分「簡短的十次」迅速進行

遇到主管交辦工作或交易對象委託案件時,我們都希望能「一次搞定」。然而,當對方愈是自己不知如何相處的對象,愈容易被對方打回票,用「和我要求的內容不一樣」「數據分析得太隨便」「怎麼連最基本的都沒做到」等等理由要求我們重做。
被要求重做,會讓我們的效率和工作動力瞬間跌到谷底。
到底,該怎麼做才好呢?
說出來其實很簡單。只要增加確認、檢查的次數就好了。
對方愈是自己不善於相處的對象時,愈容易讓我們產生逃避心態,想說是不是能「儘量少跟對方說話」或「希望事前的討論可以一次就好」。然而,如果只開了一次冗長的會議,最後才被打回票的話,所有的時間、精力都會白費。不如多討論幾次,並將每次討論的時間縮短,也就是進行多次簡短的討論。
說得再簡單一點就是,別用一小時的會議定生死,改成十次五到六分鐘的短時間討論。但這時,大家可能也會有個疑慮︱增加確認次數,不會讓對方覺得「這個之前不是說過了嗎?到底還要說幾次才會懂!」而被對方貼上「辦事不牢」的標籤。
「短時間會議」的驚人效果
這一點請大家儘管放心。所有的主管或是交易對象都一樣,他們也會擔心自己不能得到對方的重視,若能得到對方的再三確認時,反而會感到開心。
•希望對方能讓我掌握進度、讓我放心。
•希望對方能尊重我,把我說的話聽進去。
不只被裁員的職場人士,就連未來可能升為幹部的優秀人才,都會對部屬及交易對象,抱有這兩種想法。
無論對方是不是你善於相處的人,只要你對他保持距離或疏於報告,就會令他們心生疑慮,懷疑自己是不是沒被人放在眼裡。這種疑慮一旦萌芽,就很可能會逐漸被怪罪的情緒取代,進而認為你「辦事不牢」,這是相當危險的一件事。
再小的事都會主動報告、從不疏於確認的人,反而會讓對方覺得「這個人很重視我」,進而提高信任感,因此只要能做到這一點,就贏在起跑點上了。至於,簡短的會議,其實應該不需要到十次這麼多,這樣一來,整體的討論時間不只減少,對方還會想說:「這人都會立刻向我確認,真是值得信賴。」對你的評價也會提升。
我到目前為止,已經幫助過超過六百家公司進行工作改革,而我帶領這些公司做的第一件事,就是提升內部溝通的效率,包括開會討論、「報告、聯絡、商量」(即「菠菜法則」,指上下級間經常性的報告、聯絡和商量)等等。因為這麼做,能將工作效率的提升可視化,進而得到實質上的成果。
當然,如何和對方開口要求來個短時間會議也是有訣竅的。
如果你用「我是按照您的指示做的……」當開場,後續卻發現內容有問題的話,不免會給人就是源頭(對方)出錯的印象,對你一點好處也沒有。建議這時候應該這樣說「我想確認一下……」即使在過程中發現有互相誤解的內容,也不會演變成是誰的錯。因為現在只是在「確認」而已,發現錯誤的話,那就趕緊修正。
一旦演變成要去追究是誰的過失的話,很有可能會陷入雙方各執一詞的爭論,既浪費時間,又會削弱士氣。但若只是「確認」的話,就能專注在工作內容上,會議過程也會變得有效率。
確認的時候,只要發現有地方需要釐清重點,討論便要就此打住。小心累積太多需要釐清的重點,會讓前面做的事都變成白工。要是被對方貼上了「明明知道有問題,還一直浪費時間在上面」的無能標籤,那就得不償失了。站在對方的角度來看,如果一次有太多個待確認事項的話,也會讓他們疲於應付。建議,待確認的重點最多請以三項為限。

直接講事實、觀察、因應之道,比事事報告好

事事向主管「報告、聯絡、商量」,得到具體的指示再行動,確實可以降低做白工的機率。然而,你是否也曾有過這樣的經驗:明明是照主管的指示來做,卻讓對方的窗口不高興,結果反倒丟了一筆生意。明明都有落實「報告、聯絡、商量」,卻被主管指責說「你都沒有隨時回報!」假設現在有個狀況︱有家競爭公司,向你們公司已累積長久合作默契的交易對象,提出了更便宜的報價。
主管:「那我們就再提個報價吧,不要讓對方覺得我們的價格都比別人高。」
部屬:「我提出比競爭公司便宜的報價了。」
結果反倒讓交易對象覺得「原來你們之前都在敲我們竹槓啊!」於是你們失去了對方的信賴,再也接不到這張訂單……遇到這種狀況,要用的就不是「報告、聯絡、商量」,而是「天空→下雨→傘」。這是麥肯錫日本分公司所創的思維架構,任何人都能簡單上手。
請記住這個口訣:「天空陰陰的(事實),可能會下雨(觀察),出門帶把傘(因應之道)。」傳達事實時(天空),也要一併說出「可能會發生什麼事?」(下雨),「因此要採取何種策略或行動?」(雨傘),三者缺一不可。
這麼一來,才不會產生認知上的誤差,主管才能做出正確的判斷。
軟銀(SoftBank)的孫正義、麥肯錫的大前研一都曾說過,經營者在做重要決策時,「事實」「觀察」「因應之道」三者必須成套進行。
重點在於如何導出「雨」
在「天空→下雨→傘」中,最重要的部分,是如何解讀、觀察事實,也就是「下雨」這部分。
雨的部分,在雙方的對話中很常被省略,因此這部分可由我方提出,以確認雙方的理解無誤,因為解讀方法不止一種。一件事實有多少種解讀方式,就會產生多少假設,也就會形成多少種的「雨」。我們可以用前述的例子,來試想會有哪些「雨」。
ヾ 「對方似乎比較想要不易損壞,而且能穩定使用的商品。」
ゝ 「為了降低成本,所以選擇報價較低的公司。」
根據雨的不同,因應之道也會不一樣。假設是ヾ的狀況,可以這麼說:「敝公司的商品,品質好,耗損率低。若以使用十年來計算的話,在整體成本上,比競爭公司更划算。」
若是ゝ的話,可祭出的因應方法則為「讓對方採購低價產品,並調整維修成本,以回收利潤」。
要讓「天空→下雨→傘」的思考變成習慣,其實很簡單。在向主管報告的時候,提醒自己「傳達完天空的情況,接著可能會下雨,記得要帶傘」,讓自己按部就班地說明即可,這樣就能養成報告的習慣。
只不過,有一點需要特別留意:觀察可分為兩種,一種是探究「課題或原因」,另一種是「預測未來走向」。亞洲人大多比較擅長思考如何改善,所以在想下雨時,往往會忍不住去找原因。即使對原因的觀察是對的,只要對「結果可能會怎樣」的未來預測不同,因應之道就會不同。亞洲人往往會如圖3所示,一味對天空(顧客不上門)探究原因,找出「顧客不知道這間店」「菜色不美味」等等因素。
養成「可能發生什麼事?」的思考
想要避免老是去找過去的原因,養成觀察未來的習慣,其實很簡單。只要用「可能發生什麼事」來自問自答就可以了。當我們問自己這個問題時,大腦自然會切換思考方式。
「天空→下雨→傘」的思考方式,不僅可用在主管下達指示的時候,也可以用在其他各樣情況下,包括業務執行者想要提出建議、會議中彼此意見不合,或是主管也想不出對策等等情境。各位不妨將這招學起來,隨時加以運用。

作者序
被淘汰的五萬人和受拔擢的六千人,
兩者到底「差」在哪呢?

二十四年來,我曾在PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等跨國外商管理顧問公司工作,為協助其他公司的國際化經營、企業併購或組織重整,而進行人事制度的改革與人才的開發。至今經手過的公司不下六百家。
長久以來,我自始至終在做的,其實就是「人才鑑別」這件事。我的工作大致可區分成兩大塊:淘汰與拔擢。累計下來,我裁撤過超過五萬名員工,拔擢過六千名以上優秀的領導者與幹部。
現在這個時代,吃苦耐勞、認真刻苦的人,雖然能得到「好人」的美名,卻不見得會得到工作上的肯定,也無法升上管理職位。他們不是工作到賠上健康,就是永遠當個被人頤指氣使的小職員。
各位可能也隱約察覺到這個現象了。
那些真正表現出色的人,都不是皺著眉頭、賣命工作的人,而是一臉悠哉、咻咻咻地完成工作的人。

我們直接說結論吧。
你「不需要」努力工作。反倒是輕鬆、快速、抓重點地工作,才能展現成果,進而讓人生擁有更多的選項。
這個祕密只有極少數的優秀人士知道。因為這些菁英守口如瓶,所以這個祕密一直不為大眾所知。 他們並非「有能力」或「特別會做事」,所以有出色的表現;而是因為「懂得抓重點、快速地工作」,所以才能提升個人能力,掌握機會。
我親身走訪、實地協助過的日本國內外超過六百家公司,沒有一家公司不是如此。

即使只快一秒,也是提早完成
不過,有個容易被人曲解的地方,要澄清一下。「輕鬆」不是指「偷工減料」或「避重就輕、打馬虎眼」,而是掌握「施力點」和「減力點」,減少無謂的努力、做白工。
能否對這件事有認知,並且在平日的工作中徹底實踐,就是被淘汰的五萬人和受到提拔,得以繼續表現的六千人之間的最大「差異」所在。
我在書中,將「輕鬆又快速」定義為,掌握「施力點」和「減力點」,讓工作高速進行的做事方法。

什麼是「輕鬆又快速」?
「輕鬆」是指,抓到事情重點,掌握「施力點」和「減力點」,減少做無謂的白工。
「快速」是指,儘早完成工作。講得再簡單直白點,那就是捨棄該捨棄的,努力該努力的。

是你的問題?還是「他」的問題?
各位是否也曾看過以下的狀況?

狀況1
「經理,我按照您的指示完成了。這樣是否就可以了?」
「怎麼沒有○○呢?這不是最基本的嗎?拿回去重做。」
「(上次會議不是已經決定不需要○○了嗎……)是,我再全部重做一遍(今天會不會又得熬夜不能睡覺了)。」
隔天──
「(我已經把所有數據都找出來,放在資料裡了。這麼無懈可擊,這次可沒理由讓你挑剔了吧!)經理,會議資料完成了。這次一定沒有問題。」
「搞什麼啊?你給這麼一大疊資料,是要幹麼用的?出席會議的人可不是閒閒沒事做耶。他們哪有時間讀這堆資料?把重點整理成三張就夠了。其他九成的內容都是多餘的。不要把時間花在這種事情上,做事要有效率一點行不行!」
「(這是我好不容易熬夜完成的資料耶……)是,以後我會注意。」

狀況2
「阿星,有個急件要拜託你,這個資料能不能在星期一一早趕出來給我?」
「(現在是星期五的下午四點耶……)沒問題。」
「謝謝,阿星做起事就是快,真是太可靠了。」
三十分鐘後──
「阿星,不好意思,這個能不能在今天給我啊。急著要。」
「(再過三十分鐘就是下班時間了,現在才給,也太趕了吧……)經理,沒問題。」
「謝謝,有做事像你這麼快的人真是太好了。交給你囉!」

又過了三十分鐘──
「阿星,不好意思,星期一例會需要的數據分析,你能不能替我做一下?」
「(什麼?你是我主管耶,這種要求是要我怎麼拒絕?)好,沒問題。」
「那就交給你了!」
「(但,今天是我女兒生日耶。看來我得加班趕末班車回家了……)」

認真、努力,不等於績效較
你的身邊是否也發生過類似的事情?
就算加快了個人的工作速度,也無法提高整體效率。因為效率並非只靠自己的工作速度決定,更取決於與主管、相關部門、交易對象等其他人之間的來往情形。
設定電腦的快速鍵、註冊新詞加快打字速度,每天早早起床出門,趁著交通尖峰前趕進公司,一接到指示就毫不猶豫地馬上行動,甚至是善用方格筆記本、時間管理工具……
就算在這些地方下足工夫,如果一直被要求重做,或是主管、公司同事交代不清的話,一切也是毫無意義可言。若想讓工作提早完成的話,就必須排除掉所有白費力氣、不會有成果的虛工。
職場上,無謂的努力可以分成以下五種:
1努力賣命做,卻不停被要求重來
2凡事全力以赴,把自己搞得精疲力盡
3過度有責任感,獨自擔負太多工作
4花費太多精力事前討論,還沒開始就累了
5依照上司的指示做事,卻得不到成效

只要善用本書,就能為自己排除掉得不到成果的無謂努力。在工作方式上稍微轉個彎,不僅能讓你做起事來輕鬆又快速,還能一併提升周遭人的效率。本書收錄了各種「能立刻實踐在實際工作上,又能做出成果的實務技巧」,讓你能輕鬆而快速地完成每一件事。
做事的時候老是用力過頭,讓自己過分緊繃的話,就會失去從容,而無法享受工作的樂趣。有很多書都是在教導讀者「如何施力」,但幾乎沒有一本書在告訴讀者「如何減力」。本書內容所採取的架構,可以供讀者從一開始,或從有興趣的部分開始讀起。
讀完本書後,請立刻實踐讓你覺得「看起來很有用」的做法。我保證你一定能因此而得到出眾的成果、自由的時間、多樣化的人生選項。







松本 利明

松本利明

人事暨策略顧問╱HR Strategy代表╱日本人才管理協會(JSHRM)執行長
曾於PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等大型外商管理顧問公司任職。裁撤過超過5萬名員工,拔擢過6000人以上的次世代領導幹部。
主張「只要應材施教地培育,就能讓個人成長出現兩倍以上的差異」,並將其系統化整理成職場祕訣,提供給企業客戶使用,同時亦做為員工的成長指南。
24年來,成功為600家以上的企業,進行人事改革以及工作效率的提升,許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術,以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。

譯者
李璦祺

輔大翻譯所碩士課程修畢。興趣廣泛,酷愛文字、貓咪與知識。喜歡思考宇宙人生,感受生命萬物,追求理性與感性的並立。譯有《紙之月》《愛的荒蕪地帶》《圖解伊斯蘭世界》《為人生帶來奇蹟ソ魔法書》等書。

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