面對大量事情，總是忙得焦頭爛額？
團隊成員多，卻無法如期完成任務？
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好！

‧進公司就忙著回mail，預定進度做到加班才完成嗎？
‧主管交辦的多項任務，怎麼安排執行順序最有效率？
‧工作遇到突發狀況，應該由自己處理還是請同事幫忙？
‧跟其他團隊合作時，如何溝通協調可以更省時間？

★學麥肯錫分配時間，你每1分鐘都比別人有效率！
被工作追著跑的原因，說到底，就是沒有養成時間分配的好習慣。
本書提出麥肯錫的8個時間管理原則，像是5W2H原則、WBS結構、優先原則……，還有易懂易學的20張圖表，讓你一次就瞄準工作重點，擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境，從此不再忙得團團轉，而且天天績效紅不讓！

★用8原則掌握關鍵，花最少時間完成最多事！
◎優先原則：「緊急且重要」的事都能做好
許多人都知道「緊急的事必須優先做」，於是忙著處理緊急的事，讓重要的事變得緊急才處理，導致欠缺規劃就草率執行，自然無法達成預期效果。那麼，麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢？
【方法】
1. 用四象限分析法，找出「緊急且重要」的事項。
2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
3. 每天下班前，將第二天必辦的5件事列成清單，然後第二天確實執行。

◎一次原則：「該做」的事第一次就做好
很多人覺得自己做事時間緊迫，總想著先應付一下、再找時間處理，就匆促完成工作而不在乎品質，結果反而耗費更多時間和精力，來修正錯誤。因此，麥肯錫培訓顧問時，總是強調「第一次就要把事情做好」。
【方法】
1. 將工作分成幾個部分，一次好好完成一個部份。
2. 不要求做到完美才出手，可以詢問相關者的意見。
3. 吸取前人的實務經驗，以降低失誤率。

◎兩分鐘原則：「突發」的事不再疏漏或拖延
人們碰到規劃外的事，例如突然客戶要你回電，往往會先想想要何時及如何處理，並列為待辦事項，這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議，應該依據「兩分鐘原則」來決定怎麼因應，以避免事情升級為緊急任務。
【方法】
1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
2. 若能2分鐘內完成，就馬上去做，然後重新專注在既定的工作。
3. 若無法2分鐘內完成，便確認處理的優先順序，並列入工作清單。

★用20張圖快速理解，在工作與生活上實踐！
【圖表】運用WBS結構，分解專案任務
【圖表】根據每天的生理節奏，安排關鍵任務
【圖表】透過3步驟思考，果斷做出決策
【圖表】實行番茄工作法，在緊繃中鬆一口氣
【圖表】繼續拖延vs立刻行動，比較兩者的利益
【圖表】把握工作與日常生活的4個空檔

名人推薦

精實管理顧問　江守智

作者

李志洪

畢業於武漢大學管理學院，現為某大型管理顧問公司專業經理人。身為麥肯錫理論研究與實踐者，深刻理解時間管理的重要性，並在探索實務方法的路上有豐富心得。

目錄

前言  成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

第一章  任務來臨時，麥肯錫習慣盡早擬定計畫
【5W2H原則】先問為什麼要做這件事？再問……
圖1 以家電商品為例，你得搞清楚這7個問題
【WBS結構】將任務逐級分解，不再重複和遺漏
圖2 用WBS分解專案任務（以樹狀圖呈現）
圖3 用WBS分解「產品客服」（以清單呈現）
圖4 用WBS幫你解決「生活大小事」
【PERT技術】建立網絡圖，管理計畫的進度與資源
圖5 將計畫的各項活動繪製成PERT網絡圖
突發狀況怎麼辦？釐清3件事就能迎刃而解

第二章  任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事
【優先原則】緊急且重要的事，排在第一順位
圖6 依照重要性與緊急程度，建構四象限圖
【兩分鐘原則】立刻做兩分鐘可完成的事，以免事態升級
【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
圖7 如何根據自己的生理節奏，安排任務呢？
同類的瑣事要集中辦理，速度比別人快2倍
習慣做好「細節管理」，可避免留下隱患
如何養成「果斷決策」的習慣？
圖8 透過3步驟思考，快速做出決定
資料太多太雜時，該怎麼充分準備？
圖9 從蒐集到呈現資料，應有的態度與工具
如何分配任務？你得這樣授權部屬和同事
圖10 牢記3重點，成功獲得同事奧援

第三章  任務太多時，麥肯錫習慣採取的拒絕模式
怎麼搞定跨部門合作的門戶之見？
圖11 根據合作人數多寡，用不同的溝通方式
你是否一講電話就落落長？有這個狀況最好……
圖12 節約電話使用時間有3訣竅
怎麼拒絕額外的工作，還不會「變黑」？
圖13 把握5關鍵，巧妙推掉額外工作
主管是造成你時間分配問題的殺手嗎？
圖14 與主管討論工作分配，要注意8要點
主管千萬別做救火隊，因為……
圖15 高明的主管善用會議，處理部屬問題

第四章  任務卡住時，麥肯錫習慣運用的解套思維
下班前做2件事，就能改善拖延症候群
利用零碎時間，你一年多完成365件事！
圖16 把握工作與日常生活的4個空檔
【一次原則】一次搞定可以節省重複做的時間
預留休閒時間，因為腦袋清楚能讓事情更快完成
圖17 番茄工作法幫你在緊繃中鬆一口氣
圖18 成功者都這樣平衡工作和生活
為何負面情緒是做事的頭號敵人？
圖19 繼續拖延vs立刻行動，差別在……
【學無止境原則】充實技能是提升效率的王道
圖20 用5訣竅大幅激發你的學習力

序／導讀

前言

成就的高低 ，取決於時間分配的效率！

每天有二十四個小時，是人們廣泛認可的公理。在現實生活中，藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作，在質和量方面，都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天擁有相同的時間，取得的成果卻是天壤之別。

音樂家莫札特僅僅活了三十五歲，一生中創作超過六百首作品。與他相比，活了七、八十年卻沒有佳作流傳的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短，其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說，這兩種人擁有的時間是多麼不平等！

同樣地，歌德和達文西也都用有限的時間獲得卓越的成就。歌德不僅活躍在政界、成就斐然，而且有詩歌、戲劇、繪畫和小說等多種形式的作品廣為流傳，還在光學、植物學、地質學、礦物學和解剖學等方面貢獻良多。他的小說《少年維特的煩惱》、詩劇《浮士德》更是舉世聞名，自傳也備受歡迎。

達文西除了眾所周知的藝術成就之外，還廣泛研究天文、物理、地理、建築、兵器、機械、植物等，幾乎成為文藝復興的最終理想──萬能之人。達文西不僅有畫作《蒙娜麗莎的微笑》、《最後的晚餐》流傳於世，還有著作《繪畫論》。此外，他的空氣力學研究更啟發後世發明降落傘和直升機。

這些留下偉大事蹟的人們成功地運用與創造時間，邁向人生最高峰。其實，他們之所以可以功成名就，就在於科學地管理時間，使時間得到充分利用。那麼，我們該如何讓自己的每一分鐘都比別人有效率呢？

在這個資訊飛速發展的時代，人們面臨多樣的選擇，承受的壓力增大，而感到心神疲憊不堪。即便擁有最先進的工具和設備，又增加工作時間，每天依然有做不完的事情，被時間追著屁股跑。

這時，我們應該學習時間管理來籌畫和分配時間，以重新塑造人生目標，並有效利用時間，讓生活和工作不再搞得一團糟，進而實現每一分鐘比別人有效率的願望，讓你每天比別人多出一個小時。

多出來的這一個小時，讓我們擁有和朋友相聚的時間、自我充電的時間，促使自己在事業上有更多成功的機會，還可以參加有益身心的休閒活動。如此一來，我們將生活得更加充實，更有利於事業開拓和家庭和睦。

試閱

第二章 任務執行時，麥肯錫習慣先做最重要的事

【80/20法則】用80％的精力，處理最重要20％的事
雖然按照優先原則應該優先處理緊急任務，但一定要妥善控制在這類事情上花費的時間，千萬不要時常讓自己被綁在緊急任務中。
義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Federico Damaso Pareto）提出的80/20法則（也稱作帕雷托法則、二八法則）告訴我們：想高效利用時間，應該將最多的精力花在重要事情上。
帕雷托從英國人整體財富佔有模式中，發現大部分的財富實際上只集中在少數人手中，比例約為80：20。這種不平衡的比例存在於各類社會現象中，甚至會不斷重複。比方說，80%的公司效益是由20%的客戶帶來，而80%的同類產品則是由20%的公司生產。
由此可知，人生中80%的成功也是由20%的重要事件所構成。因此，我們只要在最重要事情上集中最大精力，就已勝券在握。

◎掌握80/20法則，從列清單開始
許多人忙了一整天才發現，自己做的都是不值得一提的瑣碎事情，卻一直沒有時間處理真正重要的事，這就是缺乏工作效能。導致這種狀況發生，主要是因為沒有掌握80/20法則──用80％的精力處理最重要20％的事務。
這不是要求我們花最多的時間做最重要的事，而是利用最高效的時間專注完成每日規劃。因此，我們可以按照重要程度將隔天要做的五件事排序，並列出一份清單。
想運用這個方法，首先得確認以下兩個問題：

1. 對自己來說，哪些事情最重要？
2. 對自己來說，哪些時段做事最高效？

◎找出最重要的事，並專注於此
確定哪些事對自己來說最重要，才能有效制定每日計畫、中長期目標，甚至是人生規劃。因此，我們不妨依照以下五個關鍵，初步確定自己的人生要事：

1. 確認人生目標，規劃生活方向：想做出合理規劃，首先得根據人生目標來確定方向。唯有站在整體角度上思考，才不會被一時現象蒙蔽，做出短淺規劃，浪費寶貴時光。
2. 根據人生規劃，找出重要的事：找出對自己而言重要的事。在確立長遠的人生目標後，中期與短期的目標就會變得更清晰。例如：當我們意識到後半生想轉行投入自己喜歡的行業，就能得出結論──當前必須積極學習進入新行業所需的技能、取得證書、累積經驗等。於是，我們會積極爭取時間，並付諸行動。
3. 掌控時間，把握人生要事：越瞭解自己的人生規劃，越能合理安排各項任務，也越有動力和能力掌控自己的時間。我們必須打從一開始就掌握任務管理的主導權，並積極進行規劃與安排，以確保每項任務都符合進度，而不是一味拖延，最終只能被各種緊急事件追殺，導致人生要事被遙遙無期地擱置。
4. 排除干擾，專注於重要的事：還需要隨時排除干擾，過濾無用資訊，確保自己能專注在最重要事情上。在工作與日常生活中，我們經常被許多資訊干擾，例如：隨時跳出來的新聞、社群軟體的訊息、鋪天蓋地的電子郵件，以及各類突發事件等。當我們想專注於某項重要工作時，往往會被打斷，因此必須杜絕它們，集中注意力在重要事情上，而且必要時可以關閉網路、電子通訊設備。
5. 時刻記得要事第一：很多時候，你關注什麼，你就將成為什麼，因此在工作中要隨時提醒自己：將要事安排在大腦最專注的時段。以下將說明，如何找出自己最專注且高效的工作時段。

◎找出高效時間，在此時處理要事
生理系統的運行具有規律性週期，有時速度會加快，有時則會減慢，這通常被稱為「生理節奏」。
每個人都有獨特的生理節奏，假如能瞭解體內生物鐘的運行規律，就能透過主動調節，讓工作與生理節奏相互配合。具體來說，在生理狀態的低谷期，可以放鬆、休息，以便儲存能量、養精蓄銳，或者安排簡單的瑣事或有趣的工作，避免處理需要高度專注、難度較高的任務。相對地，在生理狀態的高峰期，可以放開手腳大幹一場，進行較棘手的工作。如此一來，我們才能順應自身節奏，有效提高個人時間的使用效率。
醫學及生物學實驗結果顯示，生理節奏並非依個人習慣或癖好而有所不同。透過測試可以發現，人體的血球數量不會固定不變，即使在同一天內，也會隨著時間的變化而改變。
幸運的是，這種變化有規律可循，每隔十二小時，這些血球數量會完成一次循環，也就是說，假如在早上八點，某人的血球數量達到最高峰，十二小時後，他的血球數量會達到較低值。不僅是血球數量的變化，包括體溫、新陳代謝率的變化也同樣遵循這個規律（見圖7）。
因此，當我們的血球數量達到最高峰時，新陳代謝率會隨之升高，體溫也處於最高峰，整個生理節奏會達到最佳狀態。一般情況下，這個高峰期會持續三至四個小時。我們將需要消耗體力的工作，安排在體溫最高的時段進行，會達到事半功倍的效果。腦力運作的時間則相對複雜，但總體而言，將最重要的腦力運作安排在體溫上升的時段進行，是最恰當的安排。
大部分的人在早上八點至九點間，體溫會開始上升，在下午兩點至四點間，體溫開始下降。為了找出自己的體溫高峰期，我們可以連續幾天，在每天起床後的一小時、白天每隔四小時、睡前這五個時間點，分別測量並記錄每個時間點的體溫，看看何時達到最高點、何時降到最低點。
　　找到自己的生理節奏後，我們可以在提高工作效能的同時，調節健康狀況。必須注意之處是「作息規律」，唯有規律的作息，特別是早睡早起，才能讓生理節奏穩定。

◎一次處理一件事，反而更省時
另外，麥肯錫總是強調：在做重要的事情時，一定要確保一次只做一件事。麥肯錫顧問在實踐前述要點時發現，真正的高效人士一次只做一件事。因為只有這樣，他們才能確保專心致志地工作，而這正是省時的最大訣竅。
試著回想一下，當我們一邊回覆郵件、一邊和別人通話時，呈現怎樣的狀態？我們可以保持平靜和專注嗎？能保證不會出錯嗎？實際上，這麼做完全無法節省時間。因此，我們需要借助兩個方法使自己專注：

1. 降低干擾：把干擾降到最低，以便繼續專注地完成手邊工作。例如：講電話時不要回覆郵件；開視訊會議時不要瀏覽其他網站。
2. 制定時段：制定一個合理時段，強迫自己在此時段專注。舉例來說，像番茄工作法一樣，規定一個二十五分鐘的時段，在此時段只做一件事，二十五分鐘後才能休息或是切換另一個任務。

麥肯錫提倡，用最多的精力做最重要的事，並確保一次只做一件事。在工作和日常生活中，不管是誰，只要能在合適的時間內，專注地處理任何一件事，都可以保證事情完成得又快又有品質。