真正解決問題的高手,
不只追求效率,
更會避免同樣問題反覆出現!
★ 不只思考,還要實踐!日本最大智庫頂尖顧問、MBA菁英都在使用的工作法
★ 登上日本亞馬遜暢銷排行總榜!商業實用書排行TOP20
無論你是上班族、接案者,工作時都可能反覆遇到以下情境:
.提案總是難以滿足老闆或顧客的想法
.案子來來回回修改好多次,改了好幾次之後,甚至要從頭來過
.討論找不到共識,開會彷彿沒有盡頭……
即使拚命努力提交成果,也不一定能滿足顧客或上司交付的任務。
結果只是徒然地消耗彼此的心神,努力錯方向。
◎ 不先整個想一遍,就會越做越錯
本書作者是日本最大智庫野村綜合研究所的前顧問,
他認為,職場上之所以會重複發生做白工、溝通不良等問題,
都是因為在執行前,沒有從「全面」的角度把整件事情想清楚,
想到什麼就去做,這種做法往往讓成果漏東漏西。
作者運用他在MBA所學的「結構化思維」,
輔導顧問生涯中無數的案例找出目標,
他發現,只要運用「結構化思維」,不僅可以大幅避免低級問題,
還能夠進一步幫助你發想企劃和策略!
◎ 16種結構圖表,用結構化思維確立工作目標,省時又省力
許多人可能會覺得要把整件事想清楚再做很麻煩、很花時間,
但其實,只要套入既定的結構和步驟,
就能夠讓思考和發想變得輕鬆,省下後續更多來回的時間!
全書收錄16種圖表,把「目標」和「實現目標的條件」具象化,
帶領讀者一步步從頭開始,拆解目標、釐清思緒、調整方案。
讀者將能在本書中學到:
.如何設定一個好的目標,如何找出實踐目標的關鍵問題?
.如何消除邏輯跳躍,找到正確到達目標的路徑?
.如何防止遺漏和不斷重複的情況?
.結構化思維的3步驟:拆解問題、整理解法、理出答案
◎ 5種商業情境,培養實戰能力
僅僅理解結構化思維的概念,不一定能培養出職場的實戰能力。
本書提供5個商業情境,詳解一整套的邏輯思考,帶領讀者逐步練習,例如:
情境1:當你被指派任務,要如何著手研究,滿足主管需求?
情境2:當市場有相同商品,如何做競品分析?
情境3:在發想企劃時,如何找出客群,設定行銷策略?
接到全新任務,不知道從何著手;或是要向上司提案、發想企劃時,
都能隨時隨地善用這本書,幫你找出思考切入點,避免走太多冤枉路!
專業推薦
林長揚│簡報教練
邱奕霖│圖解力學院院長
品牌女子A娜│IG知識型創作者
劉奕酉│鉑澈行銷顧問策略長
「想要職場上少走冤枉路嗎?祕訣都在這本書裡!讓我們一起用結構化思維解決各種問題,提升效率、減輕工作負擔。」──林長揚,簡報教練
「一般人習慣憑直覺無中生有、抽象思考,而高手擅長運用框架,讓思考具象化,透過建立結構化思維,你也能成為職場高手!」──邱奕霖,圖解力學院院長
「這不只是一本強調「效率」的商業書,透過16種圖表引導,幫助我們運用結構化思維確立工作目標,避免在同樣的環節重複犯錯,在職場面對各種挑戰時更加游刃有餘!」──品牌女子A娜,IG知識型創作者
作者
中島將貴
2008年,畢業於早稻田大學政治經濟學系,進入野村綜合研究所上班。除了負責擬定行銷策略、規劃新事業、企業盡職調查等,還負責成立共享服務中心(SSC)等業務改革,提供廣泛的顧問諮商服務。近年來致力於D2C、資料科學、AI等與數位轉型有關的活動。2022年,轉任至野村綜合研究所旗下的Brierley+Partners Japan公司,從事與CX(顧客體驗)、CRM(顧客關係管理)、忠誠度行銷有關的顧問諮商活動。
2019年,完成美國埃默里大學商學院的MBA課程,為國際商學榮譽學會會員、中小企業診斷士。
對本書有什麼感想或批評指教,歡迎寫信給作者:masanakajima.biz@gmail.com
譯者簡介
賴惠鈴
不知不覺,在全職日文翻譯這條路上踽踽獨行已十年,未能著作等身,但求無愧於心,不負有幸相遇的每一個文字。
歡迎來【緋華璃的一期一會】坐坐www.facebook.com/tsukihikari0220
目錄
好評推薦
作者的話 MBA和一流顧問解決問題的祕訣
前言 為什麼工作總發生反覆修改的狀況?
第1章 沒找到關鍵問題,一切都是徒勞
1. 走一步算一步的做法勞心勞力
菜鳥很容易犯的錯誤
問題不是「從頭來過」就能解決
2. 如何才能避免問題一再重複?
你的企劃打不到痛點的原因
企業顧問最在意的事
結構化思維與邏輯思考的差異
3. 學會用「疑問句」找出關鍵問題
為目標換個說法
正確地設定目標
4. 客戶最常提出疑問的4種狀況
拆解關鍵問題
4 種主要的「邏輯毛病」
5. 不僅解決工作問題,也能釐清人生難題
幫助你站在老闆的角度來思考
可以運用於每天的會議中
對日常生活也很有幫助
第2章 結構化思維的3步驟
6. 讓結構化思維變具體的「三角形」
7. 步驟❶拆解問題:不重複,也不疏漏
理解關鍵問題的背景
不要以施行事項的方式來呈現
盡可能做到MECE
為文章分段
善用架構
用前提條件來拆解
活用「通俗的概念」
篩選出相關要素
8. 步驟❷整理解法:提出各種設想,先不管對錯
無論如何,先建立假說
思考要以什麼方式呈現
要用表格還是用圖形來呈現?
9. 步驟❸理出答案:驗證假說,找出破綻
一邊製作簡報,一邊補強邏輯
站上同一個「腦內擂台」
先揭示整件事的全貌
讓資訊之間的關係變得更明確
簡報的3大要素
失敗案例① 塞了太多東西
失敗案例② 弄得太精美,反而妨礙閱讀
第3章 在工作中活用結構化思維
實踐問題1|接到指派任務,該怎麼做?
實踐問題2|市場有相同商品,如何競品分析?
實踐問題3|被問到「會不會獲利」,怎麼回?
實踐問題4|缺工問題,要不要調整營業時間?
實踐問題5|如何找出客群,設定行銷策略?
後記 活用結構化思維,你也能成為解決問題高手
序/導讀
前言
經常出現在職場上的懊惱時刻
懊惱的案例 ①
部下:「部長,我把資料重新整理好了。您之前說的地方我也都改好了。」
部長:「我看看,我說的地方確實都改好了,但好像還是不太對……」
部下:「咦?那我再加強一下,做成更有說服力的資料吧。」
部長:「不用了,不是這個問題。你要不要從頭看一下整體的架構。」
部下:要從頭來過啊……」
懊惱的案例 ②
客戶: 「不好意思,關於上次拜託你的案子,可以再改一個地方嗎?」
員工:「什麼?又要改?這是第5次了!」
客戶: 「非常抱歉。可是上面交代,照這樣做下去的話可能不會有好結果……」
員工: 「這樣啊。這是最後一次囉。再改就趕不上交期了。(哽咽)」
懊惱的案例 ③
顧問: 「……根據這些數據判斷,○○是很有機會的市場,貴公司應該加入戰局。」
業主: 「(視線冷漠)這就是你花了這麼多時間得到的結果嗎?全世界都知道這個市場很有機會了,我想知道的是接下來該怎麼做。」
顧問: 「(著急)不是,那個……只要採取△△策略,應該就能取得市場占有率。」
業主: 「這對我們來說有點難度,你能給點比較有建設性的意見嗎?」
顧問:「呃……(不知所措)」
只要是有幾年工作經驗的上班族,我想任何人都看過以上的場景。
儘管對每份工作都全力以赴,拚命想做出成果,但總是無法令顧客或主管等交辦工作的人滿意,為此傷透腦筋。要是客戶能提出具體的要求,明確地說明要怎麼改才會滿意,那倒還好,否則必然無所適從,不知道該怎麼滿足客戶的需求。當你還在抱頭苦思、手忙腳亂的時候,交期就到了,自己在顧客及主管心目中的評價也一落千丈……情況就是這麼悲慘。
之所以如此,都是因為做事的人無法充分理解委託人腦子裡「想藉由成果來實現的目標」;或未能整理出為了實現目標,「需要完成哪些條件」(必須留意哪些觀點、應該加入哪些要素);又或者以上皆是。
明明列出了餐廳的清單
舉個簡單的例子,假設主管為了招待大客戶,要你列出適合聚餐的餐廳清單。這件事的背情提要是,那位大客戶非常賞識你的主管,不只是滿意該主管的工作表現,連每次都招待他去非常好吃的餐廳這點,也令他對你的主管讚不絕口。
這時,想藉由「餐廳清單」實現的目標,是從中選出一間餐廳,讓客戶這次也能覺得「真有你的!」。那麼,為了讓客戶這次也能覺得「真有你的!」,需要什麼樣的餐廳呢?
就算是一般人都覺得美味可口的餐廳,但凡不合那位大客戶的口味,大概就無法贏得他的青睞。再者,如果菜色跟上次的餐廳同類型,大客戶可能已經吃膩了,所以必須事先調查上次去的是哪家餐廳。以上的內容就是「為了達成目標所需的條件」。
倘若交代工作的委託人能明確地整理、仔細地指示上述的「目標」及「條件」,就不用傷腦筋了,遺憾的是,在日常職場中,交辦的工作通常不會這麼明確。
因此,即使是這裡舉例的「餐廳清單」,倘若對委託人期待的目標和條件只有隱隱約約、模模糊糊的概念,最後可能也得不到委託人的正面評價(開頭介紹的3 個「懊惱的案例」都是這樣)。
另一方面,看在不了解上述背景,仍全力以赴的執行者眼中,心裡也會想:「我都已經照你說的列出清單了,你到底還有什麼不滿意?」
這個問題在於要讓交代工作的委託人滿意,重點並不是完成交辦的工作本身(即列出餐廳的清單),而是給予委託人想透過這個工作實現的目標、滿足實現目標的條件。
說得極端一點,對於交辦工作的人而言,能不能實現目標,比有沒有依照委託進行要來得重要多了。
試著以「結構化思維」來思考吧!
本書將為各位說明如何讓上述的「目標」與「(為了實現目標的)條件」更具體、更明確,隨時都能站在交辦工作的委託人立場,交出成果的「結構化思維」。另外,光是理解思考方法,不見得能達到足以實踐目標的程度,因此本書準備了5 個實踐問題,好讓各位更能感同身受,體會「結構化思維」的技巧。
「結構化思維」字面上可能會給人有點一板一眼的印象,其實概念及做法極為簡單。我寫這本書的用意,不外乎希望更多讀者都能從這本書得到啟發,從此職場上不再出現懊惱的案例。
試閱
01│走一步算一步的做法勞心勞力
菜鳥很容易犯的錯誤
在進入利用結構化思維解決問題的內容前,我想先以具體的案例為各位說明相對的概念,也就是「走一步算一步」的做法。
假設你是以零售商為顧客的中小企業(XY商事)的業務菜鳥,主管要你「為了開發未來的新客戶,先製作一份客戶名單」,你該怎麼做才好呢?
以下是走一步算一步的做法:
‧先利用外部的資料庫,列出位於公司負責區域內的企業吧。
‧因為是以銷售為前提,也從資料庫裡抓出電話號碼吧。
‧可能要實際登門拜訪,所以再加上地址吧。
如此這般,迅速地列出清單,爽快地向主管報告。
問題不是「從頭來過」就能解決
要是這份清單能符合主管的要求,那就再好不過了,可惜事情通常沒有這麼順利。
主管又要求:「考慮到跑業務的效率,請再加上企業規模與業種的資訊。」於是,你又從同一個資料庫裡抽出企業規模與業種的資訊,追加到清單裡。
再次向主管報告時,主管又提出要求:「既然目標對象是新的客戶,應該與現有的客戶分開,這份名單裡有現有的客戶嗎?」你雖然在內心犯嘀咕「怎麼不早說」,也不得不拿出現有的客戶清單,過濾是否跟自己製作的清單內容重複。
這時,你才赫然發現,現有的客戶清單是抽取另一個資料庫的資料,以企業名稱製作而成,很難與這次清單上的企業進行比對,不由得大吃一驚。而且現有的客戶多達好幾百家,若要一筆一筆人工比對也很曠日費時,結果只好長嘆一聲,用另一個資料庫從頭開始做起……
這個例子的問題只要從頭來過就好了。但是當工作變得更複雜,可能不是單純地「從頭來過」就能解決了。
03│什麼是關鍵問題?
為目標換個說法
學習結構化思維前,必須先理解結構化的出發點──「關鍵問題」的概念。所謂的關鍵問題,就是改用「疑問句」來表示你在那個狀況下的目標。
這裡所說的目標是表示「誰」,以及「希望/需要達成什麼樣的狀態」。
以前面舉的公司股長的例子來說,目標就是「為了提升20%的業績,找到主要的目標客層,對那個客層發動攻勢」。
將上述的目標換成疑問句,就變成「為了提升20%的業績,該怎麼找到主要的目標客層?該怎麼對那個客層發動攻勢?」,這就是關鍵問題。
正確地設定目標
再舉一個例子來為大家說明。以本書一開始製作顧客名單的例子來說,目標是「完成主管交辦的顧客名單,讓主管(交辦工作的人)可以進入下一個階段」。
轉換成關鍵問題,就變成了「如何完成主管交辦的顧客名單,讓主管可以進入下一個階段?」
看了這些例子,我想各位應該都可以理解,只要能正確地設定目標,設定關鍵問題基本上就只是單純的「換句話說」。
這個關鍵問題將成為結構化思維的起點,這時的重點在於能否盡量具體地設定做為前提的目標(「誰」、「希望/需要達成什麼樣的狀態」)。
打個比方,如果是「完成主管交辦的顧客名單,讓主管可以進入下一個階段」這個目標,根據「下一個階段」的具體內容是什麼,將大大地影響顧客名單的內容。
由此可知,能否在設定目標時排除模糊不清的部分、盡量具體呈現,是結構化思維至關重要的起點。