用精準訊息節省所有人的溝通時間，是每個工作者的責任！
抓重點、找亮點，你傳訊，他秒懂！
行為科學實證有效！哈佛教授親傳，「訊息溝通者」的終極指南！
減少雜訊、精煉關鍵重點、提升視覺效果、增進閱讀體驗、激發讀者參與
讓你的訊息從此被已讀秒回！
★ Behavioral Scientist年度注目圖書
★ Next Big Idea Club 當月必讀推薦書
★《逆思維》作者亞當．格蘭特、《恆毅力》作者安琪拉．達克沃斯、《影響力》作者羅伯特．席爾迪尼、《推出你的影響力》作者凱斯．桑思坦──強力推薦
尊重別人的時間，就是節省你的時間！
高效工作者的訊息溝通，需要立刻直達人心！
哈佛大學公共政策教授泰德．羅傑斯、哈佛甘迺迪學院人類研究室主任潔西卡．雷斯基─芬克，專研如何與沒時間、沒耐心的家人、同事、消費者、投票者高效溝通，並開設「改變行為的科學」課程，在哈佛大受歡迎。
他們運用行為科學檢驗大腦處理資訊的偏好，精煉出一套高效訊息溝通的方法，能進入人的思想，讓習慣掃讀、略讀、甚至視而不見的忙碌讀者也有意願讀下去，進而提出回饋、回答問題或安排會議時間。
》》》吸引讀者注意、讓他們投入心力，是你身為訊息溝通者的責任，關鍵就在AI時代必學的高效訊息溝通六大要點：
1. 少即是多
2. 易讀至上
3. 輕鬆導航設計
4. 善用樣式，但過猶不及
5. 告訴讀者為什麼該在意
6. 讓讀者容易回應
◤本書特色◢
1. 本書聚焦在如何以大忙人願意閱讀和回應的方式，書寫高效溝通的文字，有別於其他探討寫作技巧的書。兩位作者提出的方法都扣緊了一個高效訊息溝通的問題：如果讀者只會花五秒鐘在你的訊息上，你想要他們帶著哪一個最重要的資訊離開？
2.本書搭配生動的圖和範例，你可以從這本書知道：忙碌讀者的眼睛會如何因應不同的刺激而轉動、為什麼某些種類的文字能吸引大忙人的注意力、什麼樣的訊息寫法會讓讀者連讀都不想讀。
3. 本書所有的建議都有研究支持，舉的例子也涵蓋了各行各業的日常溝通，包括企業開會通知、銷售專員發信給準客戶、吃飯邀約、學校給家長的通知單、政府政策宣達等。
4. 作者的寫法簡單有趣。
名人推薦
★★★★★ 重量級專家強力推薦：
亞當．格蘭特 ▍《逆思維》作者
安琪拉．達克沃斯 ▍《恆毅力》作者
羅伯特．席爾迪尼 ▍《影響力》作者
凱斯．桑思坦 ▍《推出你的影響力》作者
查爾斯．杜希格 ▍《為什麼我們這樣生活，那樣工作？》作者
亞瑟．布魯克斯 ▍《重啟人生》作者
鄭匡寓 ▍《前往下一頁的反圖書館》臉書粉絲頁、博威運動科技總編
鄭緯筌 ▍《經濟日報》數位行銷專欄作家、《ChatGPT提問課，做個懂AI的高效工作者》作者
陳璽尹博士 ▍台灣科技媒體中心執行長
朱騏 ▍卡片盒筆記法專家
這本書不僅能讓你成為更好的作家，還能讓你成為更有效的溝通者。本書是一本出奇吸引人的指南，讓你用文字吸引人。AI閃開！這部終極指南，能讓你生成的每一條有意義訊息都更清晰。
──亞當．格蘭特，《逆思維》作者
天才之作！簡潔、睿智的高效寫作指南。我想，這是唯一以真正有效的實證為基礎的寫作指南。
──安琪拉．達克沃斯，《恆毅力》作者
傑作！所有以書寫溝通的人必讀。
──羅伯特．席爾迪尼，《影響力》作者
羅傑斯和雷斯基─芬克的研究讓我著迷已久，他們的研究之所以如此優異，最大的理由就是他們的文章可讀性極高。這本書清楚說明要從何改善你的日常書寫，讓它更容易讀、更容易寫，並增加為世界帶來實質改變的機會。
──查爾斯．杜希格，《為什麼我們這樣生活，那樣工作？》作者
成本：二十八美元，再加上三小時。效益：省下你數百小時和他人數千小時。結論：划算！
──麥斯．貝澤曼，《頂尖名校必修的理性談判課》作者
要是這本書早點在我事業生涯出現就好了，因為它可以幫我省下無數次錯誤和無數被我浪費掉的時光。兩位作者證明高效訊息溝通可以讓生活和工作更輕鬆、更愉快、更有生產效率。今天讀它，明天你一定能寫得更好。
──亞瑟．布魯克斯，《重啟人生》作者
非讀不可！這部可以實行、以實證為基礎的指南將釋放你高效寫作的力量。機智詼諧、條理分明，且立刻派得上用場，本書是顆寶石。你絕對不會再寫出不符標準的電子郵件、簡訊或備忘錄了。
──凱蒂．米爾克曼，賓州大學華頓商學院教授，《零阻力改變》作者
太厲害了。探討高效寫作最棒的一本書。它將改變你的人生──也會讓世界更加美好。
──凱斯．桑思坦，哈佛大學教授，《推出你的影響力》共同作者
這本書有用，值得買。《高效工作者必備的秒懂溝通》正是這個時代的訊息溝通指南。
──鄭匡寓，《前往下一頁的反圖書館》臉書粉絲頁、博威運動科技總編
這本書不僅傳授寫作技巧，更重要的是，它教你如何被這個世界看見和理解！
──鄭緯筌，《經濟日報》數位行銷專欄作家、《ChatGPT提問課，做個懂AI的高效工作者》
在當今社會，要能包容多元意見，又要能不虛耗時間地合作，這本書在在提及「尊重讀者的有效溝通」，來得正是時候。
──陳璽尹博士，台灣科技媒體中心執行長
本書讓我受益良多的是書中的PART 2──高效訊息溝通的六大原則。這些原則可以用在 Email、Line即時訊息，甚至在社群平台上的寫作。當你試著練習後，將能夠大幅提升文章的好讀程度。
──朱騏，卡片盒筆記法專家
不論你是多嫻熟的寫作者，這裡提供的識見和工具能讓你精益求精。這些技巧既訴諸禮貌，也訴諸策略：尊重讀者的時間、了解讀者的需求，你就會得到他們的關注和信任。這本書以研究為基礎，但以產生影響為目的。
──南西．吉布斯（Nancy Gibbs），哈佛大學教授，前《時代》雜誌總編輯、
《總統俱樂部》（The Presidents Club）共同作者
兼具啟發性和實用性，確切證明高效書寫的通訊可能造就多麼深刻的差異。這年頭攫奪注意力的競爭萬分激烈，但有了這本書做嚮導，我們都有更好的機會。
──羅斯．亞特金斯（Ros Atkins），BBC新聞記者
提供以科學為基礎的祕訣，幫助你突破重重喧擾、直抵讀者。這是一本能幫助你實現溝通目標的指南。
──維奧麗卡．馬里安（Viorica Marian），
西北大學教授，《語言的力量》（The Power of Language）作者
◤讀者好評◢
1. 作者的寫法簡單有趣。我讀得輕鬆愉快，且一再從頭溫習這些課題。
2. 我讀過很多寫作指南，而這是其中最好的一部。它的焦點明顯擺在讀者身上。畢竟，我們為什麼要寫作──當然是為了和讀者溝通。
3. 在公家機關、地方政府、國家醫療體系和警察、消防、救援機構服務的人都該讀這本書，將書中原則應用到簡訊、電子郵件和社群媒體發文上。這可以幫我們省下一大筆錢，還可以讓我們不必反覆讀或弄清楚公務員發布的訊息究意是什麼意思。
作者
泰德．羅傑斯（Todd Rogers）
哈佛大學公共政策教授、智庫Ideas42資深研究員，連續七年贏得教學獎，開設課程「改變行為的科學」廣受學生歡迎。他是行為科學家，專門研究如何提高學生出勤率、強化民主與改善溝通。他共同創辦了兩家社會企業，第一家是分析師研究所（Analyst Institute），致力於改善選民溝通。另一家是日常實驗室（EveryDay Labs），它與學區合作減少學生曠課率。他的見解散見於《紐約時報》《華盛頓郵報》《洛杉磯時報》《政客》等媒體。
潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）
哈佛甘迺迪學院人類研究室的研究主任。她的研究重心是利用行為科學的見解來提升政府計畫與服務的實行成效，改善居民與政府的互動，並以實證為基礎重新構想決策。
譯者
洪世民
六年級生，外文系畢，現為專職翻譯，曾獲吳大猷科普著作翻譯獎，譯作涵蓋各領域，包括《變通思維》《一件T恤的全球經濟之旅》等。
目錄
〈推薦序〉注意力經濟時代書寫的第一課：不要浪費讀者的時間……鄭匡寓
〈推薦序〉學會寫作，讓你被這個世界看見……鄭緯筌
〈推薦序〉你幫誰節省時間，誰就願意聽你說話……陳璽尹博士
強力推薦
〈前言〉讓忙碌的人願意閱讀和回應的訊息溝通科學
PART 1 吸引讀者
1. 進入讀者的腦
▍我們會注意與不會注意什麼
▍我們把焦點放在哪裡
▍我們如何一心多用
2. 像忙碌的讀者那樣思考
▍決定要不要投入
▍決定何時投入
▍決定如何投入
▍決定要不要回應
3. 明白你的目標
▍不確定如何進行有效的修訂嗎？
PART 2 高效訊息溝通的六大原則
4. 原則（一）：少即是多
▍「更多」會嚇到讀者
▍「更多」會稀釋訊息
▍少的限制
▍「少即是多」的規則
5. 原則（二）：易讀至上
▍易讀的文字效果好
▍易讀的寫作很清楚
▍易讀寫作的規則
▍付諸行動：易讀的寫作長什麼樣子
6. 原則（三）：輕鬆導航設計
▍設計精良的規則
▍付諸行動：好的導航設計長什麼樣子
7. 原則（四）：善用樣式，但過猶不及
▍高效樣式的規則
8. 原則（五）：告訴讀者為什麼該在意
▍與個人切身相關的寫作規則
9. 原則（六）：讓讀者容易回應
▍容易回應的寫作規則
PART 3 實踐原則
10. 工具、訣竅、常見問題
▍要是我有很多事要說，怎麼辦？
▍高效訊息溝通的原則是否（如何）適用於較長篇的寫作？
▍要是我得傳達好幾個同樣重要的資訊，怎麼辦？
▍我要怎麼讓讀者願意去讀包含很多資訊的訊息？
▍要是需要多次通訊，怎麼辦（反覆提醒、重複行動、多重步驟）？
▍使用專業術語時也可以應用六項原則嗎？
▍要是我需要用同一則訊息應付許多不同的受眾，怎麼辦？
▍發訊者該由誰擔當？
▍訊息該何時傳送？
▍電子郵件、網路聊天、簡訊、信函－－哪一種才是適合我傳送訊息的媒介？
▍社群媒體要怎麼寫訊息？
▍我該怎麼在數位訊息裡使用超連結？
▍用諷刺、幽默或表情符號是恰當的嗎？
▍什麼時候該用圖取代文字？
11. 我們的措辭，代表我們自己
▍塑造寫作者的身分
▍測謊
12. 接下來呢？
檢核表
〈附錄〉詞語與替代用詞
致謝
參考文獻
序／導讀
▍推薦序1
注意力經濟時代書寫的第一課：不要浪費讀者的時間
☉鄭匡寓，《前往下一頁的反圖書館》臉書粉絲頁、博威運動科技總編
結論先行：這本書有用，值得買。
身為運動網站編輯暨文字工作者，多年來與鐵人三項、長跑運動員合作，共管個人臉書粉絲專頁，協助運動員撰寫社群貼文，或是針對行銷案（業配）進行商業型撰寫。我給他們的書寫第一課就是：不要浪費讀者的時間。
書寫者、讀者對文字投入的心力，處於不公平的位置。一篇千字貼文，書寫者可能要花一個小時，但讀者約莫五到十分鐘就能把長篇文讀完。即便如此，讀者願意花十分鐘閱讀，而不是輕易用手指往下一刷、不用三秒就滑過你的大作，這就達到了效果。在注意力經濟時代，不要浪費讀者的時間，要在開頭就先緊抓住讀者的目光。為此，書寫者要懂得運用文字，更甚者，要懂得淺薄的心理學。
文字書寫的本質是傳遞訊息、思維的溝通。然而，談到文字書寫，你會先想到學校國文老師、報紙編輯強調的正確遣詞用字、比喻或排比修辭手法，掌握文采。然後就是行銷、廣告中為了創造Call to Action（行動呼籲）的價值，發揮巧思勾動人心的文字。只是到了現代社會，影響力知識的崛起，文字書寫必須著重在訊息溝通的有效性，因此它的人文面還要完美結合科學，從行為科學下手，以心理學、人類行為來讓訊息更精準傳遞。由泰德．羅傑斯、潔西卡．雷斯基—芬克兩位鑽研行為科學的教授合著的《高效工作者必備的秒懂溝通：哈佛教授教你輕鬆贏得注意力與信賴》，正是這個時代的訊息溝通指南。
書中的第二部分提出高效訊息溝通六大原則，這六大原則彼此互有關聯，不過單單只是符合其中一項原則，訊息溝通就能立竿見影。雖然《高效工作者必備的秒懂溝通》是從英文翻譯過來，在某些文法與詞句上不一定對照中文應用，但是其原則與思維普遍適用，細讀且操作熟悉，你甚至都可以寫信向亞馬遜創辦人貝佐斯等級的上司提案。
貝佐斯厭惡繁雜冗長的報告、簡報資料，員工與幹部上呈報告皆遵守一張A4紙的篇幅。一旦從本書學習符合人性行為科學的書寫方式，你所傳遞的訊息，不只能讓他讀，也會讓他讀到最後一個字，讀完還在底下簽名背書。這就是高效工作者最完整的訊息溝通。
我會推薦給共同管理臉書粉絲頁的運動員閱讀。它值得。
▍推薦序2
學會寫作，讓你被這個世界看見
☉鄭緯筌，《經濟日報》數位行銷專欄作家、《ChatGPT 提問課，做個懂AI的高效工作者》作者
在當今這個資訊爆炸的時代，能夠有效地溝通，不僅是一種技能，更可說是一門藝術。未來人才需要具備哪些技能，才能在詭譎多變的情勢下生存？麥肯錫全球研究院（McKinsey Global Institute）曾經提出未來職場需要具備的十三項技能，其中就包括批判性思考和溝通能力。
作為一位長期從事寫作教學的教練，我深知寫作的核心不僅僅在於內容表達，更在於如何讓訊息精準地直擊讀者的內心。《高效工作者必備的秒懂溝通》一書，由美國哈佛大學的兩位教授精心撰寫，集結了他們多年的研究與實踐，旨在幫助忙碌的專業人士改善其寫作和溝通技巧。
從我的角度來看，這本書的價值在於它的實用性和時效性。當我在企業、公部門和大學授課時，我發現許多專業人士和學生雖然渴望利用AI技術提高工作效率，但常常困於無法有效地傳達他們的想法。即便是想要AI代勞，至少也要先學會提問的技術。
我相當認同兩位作者在書中所提到的六大原則，好比「少即是多」和「易讀至上」，都是在指導寫作者如何在短小精悍的書寫中，可以達到最大的溝通效果。這對於任何需要在數位化高速發展環境中保持競爭力的專業人士來說，都是必須掌握的關鍵技能。
平時，我除了授課和提供顧問諮詢的服務，目前也在攻讀傳播學博士學位，以及在媒體撰寫專欄。投身大眾傳播的研究使我深刻理解到，溝通的成功不僅僅依靠內容的豐富和表達的技巧，更在於如何觸動讀者的情感和需求。本書所揭櫫的幾個原則，像是「告訴讀者為什麼該在意」和「讓讀者容易回應」，正體現了此一理念。透過這些原則的應用，作者不僅在字裡行間有效地傳授寫作技巧，更建立起讀者的信任和參與感。
我很高興有機會可以搶先拜讀《高效工作者必備的秒懂溝通》一書，很快就看完這本書了。整體而言，結合自己在寫作、AI應用和大眾傳播的背景和經驗，我認為這的確是一本難能可貴的好書。所以，我很樂意且誠摯地推薦《高效工作者必備的秒懂溝通》，給所有希望提升寫作與溝通效率的讀者朋友。
這本書不僅傳授寫作技巧，更重要的是，它教你如何被這個世界看見和理解！
▍推薦序3
你幫誰節省時間，誰就願意聽你說話
☉陳璽尹 博士，台灣科技媒體中心執行長
這本書值得讀。
大部分的時候，那些教你溝通的書，都不一定能把握溝通的要則，也無法援引證據，說服你「為何」要這麼做。
但這本小書，對，它只能是一本輕薄精煉的小書，不僅告訴你怎麼做，也告訴你為何要這麼做。
我們的社會和文化經驗，並不重視溝通。乖巧、聽話、順從的美德，根深柢固地影響著我們交流意見的方式。
但時代變了。今日的訊息接收者被賦予遠比以往更繁重的職責：要能辨認錯假訊息、要會慎選資訊來源，還要培養自己的媒體識讀能力。而當讀者愈來愈聰明，傳遞訊息的人不得不反省自己，我該如何才能做得更好？
本書作者說：「高效訊息溝通比較平易近人，比較公平，也比較民主。」在當今社會，要能包容多元意見，又要能不虛耗時間地合作，這本書在在提及「尊重讀者的有效溝通」，來得正是時候。
愈能尊重讀者的需要、愈重視讀者的時間，愈為他省去決策困難的溝通方式，才有機會也省下自己的情緒與時間成本，安好度過氣力耗盡的每一天。
高效溝通是門國際顯學，很高興台灣讀者也有了中譯本。
試閱
◎讓忙碌的人願意閱讀和回應的訊息溝通科學
寫這本書從來不在我們計畫之內。
坊間已經有夠多探討寫作過程的指南。但我們認識的人，包括我們自己，通常不會想去讀一本探討寫作的書。「探討寫作的寫作」這個概念也挺怪的。這聽來拐彎抹角，自己講自己：「探討寫作的寫作」聽起來就像「關於歌唱的歌唱」。然而，漸漸的，在幾乎渾然未覺之下，我們開始相信世人真的需要一種不同類型的寫作書──逐一解釋那些已獲證實、能與任何對象與任何讀者高效溝通的技巧。我們也察覺需要特別針對忙碌的讀者，因為你我生活在一個媒體空前飽和、資訊空前氾濫的年代。現代寫作者需要額外的幫助來突破各種分心事物的重重包圍。
你在本書讀到的內容，援引了龐大的研究資料，其中許多是我們做的。我們也挹注了多年的專業和個人經驗。泰德曾投身十年研究「寫信給忙碌選民」的科學。我們兩人也都研究過「寫信給忙碌家人」的科學。新冠肺炎疫情期間，我們擔任國家和地方領導者的顧問，建議他們如何寫信給忙碌的選民。一步接一步，我們逐漸了解有些高效寫作的原則幾乎普世一致，卻乏人知曉。
若從這個角度看，歌唱的類比傳達了截然不同的訊息。歌唱是人人會做的簡單事，但多數人不算做得特別好。優秀的歌手不只是靠著聽別人唱歌和做主觀的美學判斷來學習。他們也依循發展完善的技巧來訓練和精進，而這些技巧是以客觀的解剖學、聲學和人類感知研究為基礎。寫作也是一樣。
今天，我們知道忙碌讀者的大腦裡發生了什麼事。我們知道讀者的眼睛會如何因應不同的刺激而轉動。我們知道為什麼某些種類的文件能吸引讀者注意，其他則會迷失在分心的濃霧和爭奪注意力的激烈競爭之中。我們寫這本書正是為了分享這些可能改變人生的重要見解。這是一本訊息溝通的指南──讓忙碌的人願意閱讀和回應的訊息溝通科學。
◎透過高效訊息溝通過更好的日子
你前一次寄出重要的電子郵件，苦等好幾天（或幾星期、幾個月……）仍等不到回應是什麼時候？大家都是過來人。每個人都很忙，而有意也好，無意也罷，忙碌的人總是在權衡要在哪裡和怎麼花他們有限的時間。
現在回想你收到的前一封密密麻麻、分好多段的電子郵件。你花了多少時間讀呢？多數人會回答幾秒鐘──如果我們真的試著去讀的話。遇到複雜的訊息，忙碌的人傾向略讀或延後，或者乾脆視而不見。
無效的寫作可能在現實世界引發問題。有時這代表錯失良機。二○二○年十二月，Airbnb在股市首次公開發行。上市之前，所有Airbnb的房東都收到一封邀請購股的電子郵件。這封電子郵件邀請函的主旨看似平凡而不重要：「Airbnb的定向配股計畫（Directed Share Program）」。很多房東說他們不是忽略，就是擱置這封電子郵件，因為它看起來沒有特別緊急。讀了電子郵件、把握機會的房東賺了超過一萬五千美元。Airbnb和它的房東學到教訓：訊息一旦沒有確切著眼於忙碌讀者的閱讀方式，讀者就可能不會讀。
然而，寫作者很容易忘記這個惱人的事實。我們寫作時，往往相信自己覺得重要的訊息，讀者也會感覺一樣重要，並會依此分配他們的注意力。
無效的寫作也可能掩蓋對個人重要的資訊，例如：公司醫療計畫變更或擔任孩子學校活動志工的機會。一般人平均每天會收到數十則、甚至數百則訊息（包括電子郵件、簡訊等），而專業人士平均每週要花近三分之一的工作時間讀、回電子郵件。這個數字甚至沒包括專業人士從職場外收到的其他訊息。對忙碌的讀者來說，處理資訊和訊息的洪流就像活在無止盡的打地鼠遊戲中。結果，關係重大的醫療和學校新訊，卻可能在不經意中被忽視，或被按下刪除鍵。
就算無效寫作的訊息真的被讀了，也會對讀者的時間課徵苛刻的稅。我們最近主持一項探討這個主題的活動，一名參與者寫道：「在今天這種工作環境寫冗長的電子郵件，是不尊重讀者。」訊息愈長、時間稅愈重。想像如果你每天收到一百二十封電子郵件（跟很多人一樣），封封長達三段。全部讀完恐怕要花四小時。或者形勢反轉，你寄了一封三段的訊息給公司裡的一百二十名員工。你字字推敲；你的高中英文老師會以你為傲。但每一名員工平均要花兩分鐘來讀你的信。一百二十名員工加起來，你精雕細琢的訊息足足課徵了四個鐘頭的稅。只要你能砍掉一段，就能替全體員工省下八十分鐘。
還有更糟的：無效的寫作固然可能令所有讀者洩氣，但對於讀寫能力不高、英文不是母語、有學習障礙、因工作繁重或個人情況艱難而時間有限，或有其他重大障礙而難以閱讀或理解文字通訊的讀者來說，更是如此。簡單地說，高效訊息溝通比較平易近人、比較公平，也比較民主。
在美國，公民投票常使用複雜、含糊不清的語言，例如：二○一六年科羅拉多州的公投問題：
是否應該提出科羅拉多州憲法修正案，來排除禁止奴隸制和非自願奴役做為懲罰正式定罪者的例外情況？
所以這場公投的「同意」票，代表我們支持用奴隸制做為懲罰，對吧？（我們相信「同意」代表我們反對用奴隸制做為懲罰，但老實說，這很難確定。）現在想像一下，這對英文是第二語言、識字能力不佳，或者就是沒時間在投票前一讀、再讀、三讀這個問題的投票人，是多麼困難的事情。
很多人或許乾脆放棄，不再試著思考問題到底在問什麼。這正是二○一一年一項研究的發現：投票人較可能跳過使用複雜語言的公投問題。無效的寫作不僅會降低人們回覆電子郵件的機率，甚至可能引發選舉結果是否具正當性的嚴重問題。
◎如何使用這本書
如同我們提供的建議和指引，我們也為了你、忙碌的讀者，盡可能讓這本書的結構直接且有效。不過，要充分利用這本書，我們鼓勵你先想想自己的目標，並了解這本書設計的宗旨。
我們在學校學過正式寫作的基本原則，包括正確的文法、拼字、標點和結構。我們這些在美國學校制度長大的人，從小學就開始學習組織與連貫、詞語的選擇和語態。高中時，學校教我們五段論說文的技巧，以及如何精心編寫「論題陳述句」。這些都是重要的技能，但我們在學校學到的正式寫作，大多和現實世界的應用文寫作無關，甚至適得其反。
於是，多數人都是透過非正式的管道學習應用文寫作。我們到處拾撿策略：觀察哪些訊息很快獲得回覆，哪些則杳無音信。正確的文法和標點、完整的句子、適當的詞語選擇，十之八九有用，但如果你寫給公司領導團隊一封五段論說文的電子郵件來報告一場客戶會議進行得如何，不管你行文有多優美，他們都不大可能讀。這兩種敵對的風格──正式寫作和應用文寫作──不自在地共存於我們的腦袋，而我們大多沒有受過訓練，不知怎麼將兩者結合成高效訊息溝通。
在這本書，你不會見到探討「如何寫好文章」之類的重複性教學內容，比如仿照小威廉．史壯克和E．B．懷特的經典《英文寫作聖經》。你在一些較現代的效率（而非高效）寫作指南見到的那種過分簡化、毫無彈性的寫作規則表，這本書也不會出現。相反的，我們的原則出自心理學和人類行為的科學，並結合這個對社會的了解：多數人時間有限，注意力有限。
高效訊息溝通也反映了這門科學：忙碌的讀者會如何與我們的書寫內容互動。我們在寫這本書的時候，也惦記著這樣的互動。為了去蕪存菁，我們探討了認知心理學、社會心理學、行為經濟學、神經科學、傳播學、讀寫素養、教學、行銷、時間管理等研究。為了知道什麼行得通，什麼沒有效用，我們也和共同研究者進行了數百場隨機實驗。
我們找了大批受試者進行隨機實驗。在一場典型實驗中，我們隨機挑選一些人給予標準訊息（他們是「對照組」），其他人則收到特定修訂或修改過的版本（他們是「實驗組」）。接下來我們觀察每一組有多少比例的人會去做訊息提示他們做的事：回覆、點選連結、出席活動、捐獻等。經由隨機挑選哪些受試者接收哪一種訊息，我們可以把特定修訂版對行為的影響分離出來。我們在這本書提供的所有指引都是來自這些類型的研究。不過，請注意，隨機實驗只能提供人類行為的概貌。它們透露群組的傾向，但無法預測個人的行為。話雖如此，它們仍是彌足珍貴的工具，仍是研究裡的黃金標準，能幫助我們了解哪些訊息在現實世界可以發揮作用。
完成這本書之後，我們忍不住將其中一些心理學的洞見應用在自己身上。我們常打趣說：「我們決定，要幫助人寫出更短、更有效的訊息，最好的辦法是寫一整本書。」我們力求簡潔，但也發現，僅簡短列舉我們的六大核心原則，是無法讓人充分理解的。體認到這個看似反諷的事實，我們修改了這本書的架構，讓想要跳來跳去的忙碌讀者更容易瀏覽──不過我們仍建議你直接從頭讀到尾就是了。
不管你怎麼處理這本書，我們希望它能教給你實用的技能，以及這些技能背後極具啟發性的科學。有效地書寫訊息能幫助寫作者實現目標，而我們寫這本書的目標，就是助自己實現你的目標──透過你寫的一切。
◎「少即是多」規則2──概念少一點
簡潔寫作不光要限制總字數，也要限制一則訊息包含特定概念的數量。想像一下，如果收到朋友傳來這樣的簡訊，你作何感想：
期待今晚六點半的餐敘。我們去海洋大道六五一號的蒂娜義大利餐廳吃飯吧。他們的麵包棒超讚，我去年春天吃過。我還沒吃過他們家的千層麵，但我準備好了。據說很美味。我們提前十五分鐘在我家碰面，走過去就好。山姆和喬伊也會和我們一起用餐。
這則訊息起碼包含八個概念：
一、寫作者期待六點半的晚餐。
二、晚餐地點在蒂娜義大利餐廳。
三、蒂娜義大利餐廳的地址是海洋大道六五一號。
四、蒂娜義大利餐廳有好吃的麵包棒，寫作者在春天吃過。
五、寫作者沒吃過蒂娜義大利餐廳的千層麵。
六、寫作者聽說蒂娜義大利餐廳的千層麵很美味。
七、寫作者希望讀者六點十五分來寫作者住處碰面。
八、山姆和喬伊會一起用餐。
資訊很多欸！這個例子很極端，卻闡明了我們全都經歷過的這種過多。很多人也犯了製造這種「過多」之過。
這則簡訊的寫作者似乎希望這八個概念讀者都能知道，但從情境來看，最重要的概念似乎是第七個：碰面的時間和地點。納入所有其他概念會降低讀者堅持到那個重點的機率。讀者可能會被字數和概念數嚇到，決定連看都不看，也可能讀完訊息，但被其他七個概念分散注意力，因而不記得或沒專心讀對寫作者最重要的資訊。不論哪一種，縮減概念數量都有助於確保讀者接收到那個重點。這則簡訊全文其實大可濃縮成：晚上要聚餐囉。六點十五分到我家碰面。
◎「告訴讀者為什麼該在意」規則2──強調讀者該在意哪些內容
正確預測讀者會關心哪些內容的概念很難，所以另一個實用的策略是經由強調讀者該在意哪些內容，來鎖定你發送訊息的目標。如果有則訊息看來稀鬆平常、非關特定人士，讀者可能索性認定它無關緊要，就不予理會。這麼一來，明明與這則訊息有關的讀者，說不定就錯過寶貴的資訊了。
在難以鎖定特定族群的大眾傳播，明確指出你的目標受眾是誰尤其適切。如果市政府要通知居民某間地方圖書館將因施工閉館，這只和使用那間圖書館的民眾切身相關—但市府官員未必知道那些民眾是誰。若遇到這種情況，強調訊息和哪些讀者有關可能有助於節省讀者的時間，並讓資訊更有機會觸及需要知道的人。
舉例來說，XYZ濃湯因為食安顧慮需要回收。販售這項商品的超市並沒有購買者的名單，但他們確實有網站和電子郵件名單，以及可以張貼公告的實體店面。接下來他們就要面對以下問題：如何確定需要知道的受眾注意到，且在意這則訊息。
在撰寫回收公告時，商店可以根據他們認定的目標來撰寫標題，提醒購物者有產品回收通知發布了：
●寫作者觀點版：注意：重要的產品安全回收資訊
這則寫作者觀點版的通知可能跟每個人相關，但它太平凡無奇，我們預計沒幾個人會把這當回事。讀者觀點版的標題則強調這則訊息與哪些讀者切身相關：
●讀者觀點版：注意：如果您在六月購買過XYZ濃湯，產品已被回收
透過為該在意這則訊息的讀者量身訂作標題，讀者觀點版的標題應可讓更多有關係的讀者認真讀。這也幫助與訊息不相干的讀者明白可以自己跳過不理，可說對忙碌的讀者更有效，也更體貼。
就個人與公司的日常通訊而言，對象通常只有一個人。可是一旦訊息擴展成群組簡訊、辦公室電子郵件名單、讀者廣泛的Slack頻道等，我們都遇過類似這種鎖定對象的問題。在這種情況，有另一句短語可做為簡單的測試：「為什麼是我？」想像收件人看著訊息問：「為什麼是我？我為什麼會收到這則訊息？」
你也許收過某某公司員工旅遊的大宗電子郵件，或某某點頭之交的度假冒險通知，所以一定明白這種干我什麼事的感受。只要這些訊息先說清楚它們是發給誰看的，你或許就會視而不見，繼續忙自己的事。但假如你浪費時間讀了不相干的內容，就可能火冒三丈，甚至感覺受騙。要有效地訊息溝通，請在下筆時考慮這種感覺，然後明確指出你希望誰在意，以及他們為什麼該在意。這樣的定位能讓你的訊息更貼近自己想要接觸的讀者，也減少對不相干讀者的干擾。
◎「容易回應的寫作」規則1──簡化行動步驟
要提高人們行動的可能性，最有效的方式是讓行動不費吹灰之力。也就是說，你可以安排一個預設的行動選項，如果對方什麼都不做，該行動就會自動發生。舉例來說，許多公用事業和銀行每個月都會寄紙本帳單給顧客。寄紙本帳單是預設的行動。如果顧客沒有特地另做選擇，就是被動「選」了紙本帳單。顧客也可以主動選擇改用電子帳單。
預設選項的力量有多大？一個顯著的例子是退休儲蓄。美國很多雇主提供全職員工多種退休計畫的選項。標準登記程序是要求員工選擇加入：他們會收到有關退休計畫的資訊，然後審慎地採取步驟來登記。然而，研究一再發現，改成自動讓員工參加計畫，並提供主動退出的選項，可大幅提升參與率。類似要選擇才能退出的訊息也能有效鼓勵其他許多行為，包括加入器官捐贈登記、施打流感疫苗、參加僅使用再生能源的用電方案。
身為寫作者，我們往往無法掌控要讀者採取的步驟。像改變訊息更新註冊程序之類的重大決策（更別說器官捐贈或公司退休計畫了！）通常不在我們權限範圍內。但是，我們可以在傳送的訊息裡做很多小事情，透過減少讀者採取行動所需的步驟，來讓他們的日子更愜意。這裡舉會議安排為例。為表示禮貌，很多人會提出以下這樣的開放式問題：
下個禮拜聊聊好嗎？
這種超有彈性的請求很容易轉變成一連串往返信件，只為了找出雙方合意的見面時間。更有效的寫法是以容易了解和回應的方式建議日期和時間，以及要見面多久，像以下這樣：
下星期碰面三十分鐘好嗎？如果可以，下面這些時間怎麼樣？（美東時間）
●星期二（三月十三日）上午十點半
●星期三（三月十四日）中午十二點
●星期四（三月十五日）下午三點
請注意這個訊息也運用我們先前提過的明晰規則，避免了常見的時間安排問題和混亂。你是指這星期，還是下星期？（下星期，如日期所示。）時間是我的時區時間，還是你的時區時間？（美東時間，說得很明白。）這個訊息讓相關人員不必來回寄送不必要的電子郵件。這也提高了敲定見面時間的機會。
